Voorraadbeheer software: een pakket of een eigen voorraadsysteem?

Een monteur belt vanaf een klus. Hij mist een onderdeel. Volgens de lijst op kantoor liggen er nog 4 in het magazijn. In het magazijn ligt er geen één.

Iemand heeft ze vorige week meegenomen en niet afgeschreven. Of ze liggen nog in een bus. Niemand weet het precies. Dus wordt er voor de zekerheid opnieuw besteld, en over een maand liggen er ineens 8.

U wilt weten wat u op voorraad heeft, waar het ligt en wanneer u moet bijbestellen. Zonder dat iemand elke vrijdag gaat tellen.

Wat voorraadbeheer software voor u doet

Met voorraadbeheer software houdt u bij wat er binnenkomt, wat er uitgaat en wat er nog ligt. Elk artikel heeft een aantal en een plek. Neemt iemand iets mee, dan gaat het er direct af.

Zakt een artikel onder een minimum, dan ziet u dat vanzelf. U kunt op tijd bijbestellen en bestelt niet dubbel. En als een klant vraagt of iets leverbaar is, kijkt u op één plek.

Dat geldt voor bedrijven met een magazijn, maar ook voor een installatiebedrijf met materiaal in de bussen of een werkplaats met onderdelen op de plank.

Begin bij een voorraadpakket

Er zijn veel voorraadpakketten te koop, en veel boekhoud- en webwinkelpakketten hebben een voorraadmodule. Voor een eenvoudige voorraad is dat vaak genoeg. U huurt ze meestal per maand, soms per gebruiker of per locatie.

Past een pakket bij hoe u werkt? Dan kunt u daar vaak snel mee beginnen. Let bij het vergelijken op deze punten:

Kunt u uw voorraad bijhouden zoals u nu werkt, of moet u uw werkwijze aanpassen?
Kent het pakket uw situatie, zoals voorraad op meerdere plekken of in de bussen?
Wat kost het per gebruiker of per locatie, en wat als u groeit?
Werkt het samen met uw boekhouding, webwinkel of werkbonnen?
Krijgt u uw gegevens er makkelijk weer uit als u wilt overstappen?

Kunt u de meeste vragen met ja beantwoorden? Kies dan voor het pakket.

Waar een standaardpakket vaak wringt

Een voorraadpakket gaat meestal uit van één magazijn met vaste artikelen. Veel bedrijven werken anders.

Misschien ligt een deel van uw voorraad in de bussen van monteurs. Of u stelt producten samen uit onderdelen, en wilt dat de onderdelen afgeschreven worden als het product de deur uit gaat. Of u werkt met partijen en houdbaarheidsdata, of met materiaal dat u per project reserveert.

Kent het pakket dat niet, dan komt er een Excel-lijst naast. Die moet iemand met de hand bijhouden. Na een paar weken klopt de lijst niet meer met wat er echt ligt.

Wanneer een eigen voorraadsysteem logischer is

Voorraadbeheer software laten maken is vooral zinvol als:

uw voorraad op een manier werkt die een pakket niet kent, zoals voorraad per bus of per project;
u voorraad nu bijhoudt in Excel naast een pakket, en die lijst steeds achterloopt;
de voorraad moet samenwerken met uw eigen werkbon, planning of offertes;
u vooraf duidelijkheid wilt over de kosten bij meer gebruikers of locaties.

Maak wel de rekensom. Een eigen voorraadsysteem moet iets opleveren. Bijvoorbeeld minder dubbele bestellingen, geen telrondes meer op vrijdag, of een pakket dat u kunt opzeggen. Hoe ik de kosten verdeel, leest u in Wat kost een app laten maken?.

Uw boekhouding of webwinkel houden, voorraadbeheer erbij

Een mengvorm werkt ook vaak goed. U houdt uw boekhouding of webwinkel voor wat die goed doet. Voor de voorraad komt er een klein stuk software bij dat met dat pakket praat.

Bijvoorbeeld een scherm waarop de monteur aangeeft wat hij uit de bus heeft gebruikt. Dat gaat dan vanzelf van de voorraad af en komt op de werkbon. Hoe zo'n werkbon werkt, leest u in Digitale werkbon: pakket of eigen app?. Meer over koppelen leest u in Bedrijfsprocessen automatiseren.

Hoe een eigen voorraadsysteem eruit kan zien

U kent het misschien: de magazijnvoorraad staat in Excel, en een deel van het materiaal rijdt rond in de bussen van de monteurs. Beginnen kan met een overzichtelijke voorraadlijst in de browser.

Elk artikel heeft een aantal, een plek en een minimum. Haalt iemand iets uit het magazijn, dan scant hij de code met zijn telefoon of kiest hij het artikel uit de lijst. Het aantal gaat er direct af. Komt een artikel onder het minimum, dan staat het op de bestellijst. Een eerste bruikbare voorraadlijst staat er vaak binnen 1 tot 2 weken. Voor koppelingen en extra functies is meer tijd nodig; dat spreken we vooraf af.

Werkt dat? Dan kan de voorraad per bus erbij, of een koppeling met uw boekhouding. Of u die volgende stap zet, bepaalt u steeds zelf.

Installeren hoeft niet. Wie de voorraadlijst gebruikt, opent hem in de browser van zijn telefoon.

Stap voor stap overstappen

Een nieuw voorraadsysteem werkt alleen als iedereen het gebruikt. Begin daarom klein:

Begin met één plek, bijvoorbeeld het magazijn. De bussen komen later.
Tel één keer goed en zet die aantallen als begin in het systeem.
Neem uw artikellijst mee. Staat die in Excel, dan lees ik hem meestal zo in.
Laat eerst een paar collega's ermee werken en vraag wat handig is en wat ontbreekt.
Spreek daarna een datum af waarop de Excel-lijst niet meer wordt bijgehouden.

Uw gegevens en afspraken over overdracht

U wilt uw artikelen en voorraadgegevens kunnen meenemen als u later overstapt. Vraag daarom altijd of u uw gegevens eruit kunt halen, en wat er geregeld is als u uit elkaar gaat.

Bij mij zijn de gegevens altijd van u. Na de contractperiode en volledige betaling wordt de klantspecifieke broncode uw eigendom. Standaard- en herbruikbare onderdelen blijven van RD Workx. Hoe u die kunt blijven gebruiken en wat nodig is bij een overdracht, leggen we vooraf vast.

Uw eerste stap

Eerst bekijk ik of een bestaand pakket uw probleem oplost. Is een applicatie laten maken de goede stap? Dan begin ik met wat nu de meeste tijd kost. Hoe dat gaat, staat in Uw eigen bedrijfsapp laten maken. Moet de voorraad ook samenwerken met uw planning? Lees dan Planning software voor het mkb.

Herkent u dit? Plan een vrijblijvende intake en neem gerust uw voorraadlijst mee. We bespreken één proces. Met een korte analyse en een eerste demo laat ik zien hoe uw voorraadbeheer eruit kan zien. Daar zit geen verplichting aan vast. Voor de bouw krijgt u daarna een voorstel met een vast maandbedrag.