Planning software voor het mkb: pakket of een eigen planning?

Vrijdagmiddag. De planning voor volgende week staat op het whiteboard, en voor de zekerheid ook in een Excel-bestand. Een klant belt om de afspraak van dinsdag te verzetten. Iemand veegt een vak uit, schuift een monteur door en vergeet het Excel-bestand bij te werken.

Maandagochtend rijden twee busjes naar hetzelfde adres. Het derde adres staat nergens.

Veel bedrijven kopen dan een planningspakket. Vaak een duur pakket dat bijna doet wat u nodig heeft. De rest lost u op met een Excel-lijstje ernaast, een belletje of een geeltje op het scherm.

Ik bouw liever een planning die speciaal voor uw bedrijf is gemaakt. Die doet wat u nodig heeft en volgt uw eigen werkwijze stap voor stap. In dit artikel leest u wanneer een pakket genoeg is, wanneer zo'n eigen planning loont en hoe u klein begint.

Wat planning software voor u doet

Met planning software zet u klussen, ritten of ploegen op een digitaal planbord. U ziet wie waar is, wat er nog openstaat en wie nog ruimte heeft.

Schuift u een klus door? Dan ziet uw medewerker dat direct op zijn telefoon. Niemand hoeft meer te bellen om te vragen waar hij morgen heen moet. En op kantoor houdt niemand de planning op twee plekken bij.

Dat geldt voor veel soorten werk:

een installatie- of servicebedrijf dat monteurs in de buitendienst plant;
een transportbedrijf dat ritten, wagens en chauffeurs op elkaar afstemt;
een bouwbedrijf dat ploegen, materieel en onderaannemers over projecten verdeelt.

Begin bij een planningspakket

Er zijn veel planningspakketten te koop. Voor buitendienst, transport en bouw zijn er aparte pakketten, vaak met een planbord, een app voor medewerkers en een koppeling met de boekhouding. U huurt ze meestal per maand, per gebruiker of per module.

Past een pakket bij hoe u plant? Dan kunt u daar vaak snel mee beginnen. Stel uzelf bij het vergelijken deze vragen:

Kunt u in het pakket plannen zoals u nu plant, of moet u uw werkwijze omgooien?
Kent het pakket uw eigen regels, zoals vaste klanten op vaste dagen of medewerkers met bepaalde certificaten?
Wat kost het per gebruiker per maand, en wat als u er over 2 jaar 5 mensen bij heeft?
Werkt het samen met uw werkbonnen en uw boekhouding?
Krijgt u uw gegevens er makkelijk weer uit als u wilt overstappen?

Is het antwoord op deze vragen steeds ja? Dan is een pakket de logische keuze.

Waar een standaardpakket vaak wringt

Elke planner heeft eigen regels in zijn hoofd. Deze chauffeur mag geen gevaarlijke stoffen vervoeren. Die klant wil alleen 's ochtends. Op deze bouwplaats moet eerst de steiger staan voordat de volgende ploeg kan beginnen.

Een pakket kent die regels vaak niet. Dan blijven ze in het hoofd van de planner, of in een apart Excel-bestand naast het pakket. Is de planner een week ziek, dan weet niemand precies hoe het zit. U betaalt dan elke maand voor een pakket en doet het lastigste deel nog steeds met de hand.

Wat ik ook vaak zie: de planning staat in het ene programma, de werkbonnen in een ander en de uren in een derde. Op kantoor typt iemand dan alles over.

Wanneer een planning op maat logischer is

Een eigen planning laten maken is vooral zinvol als:

uw planning regels heeft die u in een pakket niet kwijt kunt;
u nu een pakket gebruikt en er elke dag omheen werkt met Excel of een whiteboard;
de planning moet samenwerken met uw eigen werkbon, voorraad of klantgegevens;
u vooraf duidelijkheid wilt over de kosten bij meer medewerkers of extra functies.

Bij een eigen planning zet ik uw regels in de software. Plant u een chauffeur in voor een rit die hij niet mag rijden, dan ziet de planner dat meteen. Het programma volgt de stappen die u nu al zet, in dezelfde volgorde en met dezelfde namen.

Zet de kosten wel naast wat het oplevert. Een eigen planning loont alleen als er iets tegenover staat. Bijvoorbeeld dat het overtypen op kantoor verdwijnt, of dat u een ander pakket kunt opzeggen. Hoe ik de kosten verdeel, leest u in Wat kost een app laten maken?.

Buitendienst, transport en bouw: waar het verschil zit

Buitendienst. Voor monteurs draait het om de klus van vandaag: adres, wat er moet gebeuren en wat er meemoet. De planning en de werkbon horen hier bij elkaar. Wat de monteur op de bon invult, ziet de planner meteen terug. Hoe een digitale werkbon werkt, leest u in Digitale werkbon: pakket of eigen app?.

Transport. Hier telt de volgorde van de ritten, de lading en welke wagen en chauffeur beschikbaar zijn. Voor routes zijn goede kaartdiensten te koop. De eigen software zit dan vaak in het deel eromheen: uw regels voor wie wat mag rijden, en de koppeling met orders en facturen.

Bouw. Op een bouwproject hangt veel van elkaar af. Ploeg B kan pas beginnen als ploeg A klaar is, en het materieel moet op tijd op de juiste plek staan. Schuift er één ding, dan schuift de rest mee. Een planning die die afhankelijkheden kent, laat dat meteen zien.

Uw pakket houden en alleen het lastige deel laten bouwen

U hoeft niet alles in één keer te vervangen. U houdt uw pakket voor wat het goed doet. Voor het deel dat niet past, komt er een klein stuk software bij.

Bijvoorbeeld een planbord dat uw eigen regels controleert en de klussen daarna doorzet naar het pakket dat u al heeft. Of een koppeling waardoor de uren uit de planning vanzelf in de boekhouding komen. Meer daarover in Bedrijfsprocessen automatiseren.

Hoe een eigen planning eruit kan zien

Denk aan een servicebedrijf waar de planner elke vrijdag de hele week op een whiteboard zet, met een Excel-bestand ernaast. Een eerste versie kan een planbord in de browser zijn.

De planner sleept klussen naar een monteur en een dag. De monteur ziet zijn klussen op zijn telefoon, met adres en wat er moet gebeuren. Belt een klant om te verzetten, dan past de planner het op één plek aan en ziet de monteur het meteen. Voor zo'n afgebakend planbord is een eerste bruikbare versie vaak binnen 1 tot 2 weken haalbaar. Koppelingen en extra functies kosten meer tijd, en die plannen we vooraf samen.

Werkt dat? Dan kan de werkbon erbij, of een bericht aan de klant dat de monteur onderweg is. U beslist per stap of u verder wilt.

Een app downloaden is niet nodig. Medewerkers openen het planbord op hun telefoon en zetten er een icoontje van op hun beginscherm.

Stap voor stap overstappen

Een nieuwe planning moet in de drukte van de week werken. Probeer hem daarom eerst klein:

Begin met de planning zelf. Werkbonnen en facturen blijven voorlopig zoals ze zijn.
Laat eerst één planner en een paar medewerkers ermee werken, en vraag wat handig is en wat ontbreekt.
Neem uw lijsten met medewerkers, klanten en vaste klussen mee. Een Excel-lijst kan ik meestal direct overnemen.
Laat de oude en de nieuwe planning eventueel een week naast elkaar lopen. Dan ziet u of alles klopt.
Spreek daarna een datum af waarop het whiteboard weg mag.

Uw gegevens en afspraken over overdracht

U wilt uw planning en klantgegevens kunnen meenemen als u later overstapt. Vraag daarom altijd of u uw gegevens eruit kunt halen, en wat er geregeld is als u uit elkaar gaat.

Bij mij zijn de gegevens altijd van u. Na de contractperiode en volledige betaling wordt de klantspecifieke broncode uw eigendom. Standaard- en herbruikbare onderdelen blijven van RD Workx. Hoe u die kunt blijven gebruiken en wat nodig is bij een overdracht, leggen we vooraf vast.

Uw eerste stap

Samen kijken we eerst of een pakket volstaat. Is software laten maken de goede stap? Dan begin ik met wat nu de meeste tijd kost. Hoe dat gaat, staat in Uw eigen bedrijfsapp laten maken. Meer voorbeelden van wat ik bouw, ziet u op Praktijkvoorbeelden.

Herkent u dit? Plan een vrijblijvende intake en neem gerust een foto van uw planbord of uw Excel-planning mee. We bespreken één proces. Met een korte analyse en een eerste demo laat ik zien hoe uw planning eruit kan zien. Daar zit geen verplichting aan vast. Voor de bouw krijgt u daarna een voorstel met een vast maandbedrag.