Bedrijfsprocessen automatiseren: waar begint u als klein bedrijf?
Zoeken naar het juiste bestand. Een bestelling uit de mail overtypen. Nakijken of een klus al gefactureerd is. Een collega voor de derde keer mailen om een akkoord.
Een paar minuten hier, een kwartier daar. Reken het eens uit. Vijf mensen die elk een half uur per dag kwijt zijn, is samen ruim 500 uur per jaar.
Meestal is het zo gegroeid. Het pakket deed net niet wat nodig was, dus kwam er een Excel-lijst naast. Toen was dat prima. Na een paar jaar werkt iedereen om de eigen systemen heen en kijkt niemand er nog van op.
De tijd is niet eens het ergste. Een factuur die vergeten wordt, kost u geld. En werk dat blijft liggen tot die ene collega terug is van vakantie, merkt de klant.
Automatiseren of digitaliseren?
Digitaliseren is iets van papier, of uit iemands hoofd, in de computer zetten. Vult de monteur de werkbon in op zijn telefoon? Dan is die gedigitaliseerd.
Automatiseren is de computer een stap laten doen die nu met de hand gaat. Staat die werkbon daarna vanzelf als conceptfactuur in de boekhouding? Dan is dat stuk geautomatiseerd.
Digitaliseren komt meestal eerst. En u hoeft niet alles te automatiseren. Haal de stap weg waar het steeds misgaat. Daar begint het mee.
Eerst uw boekhouding
Denkt u bij automatiseren vooral aan uw boekhouding? Daar heeft u geen maatwerk voor nodig.
Een goed boekhoudpakket haalt zelf uw bankafschriften op, leest inkoopfacturen en bonnetjes in en stuurt betalingsherinneringen. Doet u dat nog met de hand? Begin daar. Uw boekhouder wordt er ook blij van.
Waar maatwerk wel tijd scheelt: tussen uw programma's
Het handwerk zit zelden in 1 pakket. Het zit ertussen, waar iemand iets van het ene scherm naar het andere overzet. Dit zie ik vaak:
- Bestellingen komen per mail of telefoon binnen en iemand typt ze over.
- Urenbriefjes gaan op kantoor in Excel en daarna nog eens in de boekhouding.
- Een klantaanvraag komt half binnen, en iemand mailt heen en weer tot alles er is.
- Keuringen gaan op papier en worden later overgetypt.
- Iemand maakt elke maandag met de hand een overzicht uit 3 programma's.
Dit lost geen pakket op. Het gaat over hoe uw programma's en uw mensen samenwerken. Vaak is een klein stuk maatwerk genoeg. Bijvoorbeeld 1 invoerscherm dat de gegevens meteen op de goede plek zet, zodat niemand meer overtypt.
Welk werk leent zich ervoor?
Een goede kandidaat:
- gebeurt vaak, elke dag of een paar keer per week;
- volgt vaste regels die u aan een nieuwe collega kunt uitleggen;
- kost geld als het misgaat, zoals een vergeten factuur;
- kost nu tijd aan overtypen, zoeken of nabellen.
Doet iedereen het op een eigen manier? Spreek dan eerst 1 manier af. Zitten er veel uitzonderingen in? Laat de computer de gewone gevallen doen en doe de rest met de hand. En is het oordeel van een vakman nodig, dan zet de computer de informatie klaar en beslist een mens.
Zo begint u
1. Kies 1 klus
Begin bij wat de meeste tijd kost of het vaakst misgaat. Vraag het aan de mensen die het werk doen. Die weten precies waar het knelt.
2. Schrijf op hoe het nu echt gaat
Met alle omwegen. Wie krijgt wat binnen, wat gebeurt er daarna, waar wordt overgetypt en waar wordt gewacht? Het handboek zegt hoe het ooit bedoeld was. Daar heeft u niks aan.
3. Tel de uren
Hoeveel uur per week gaat erin zitten? Een ruwe schatting is genoeg. In Wat kost een app laten maken? staat hoe u dat naast de kosten legt.
4. Begin klein, breid uit als het werkt
Pak eerst de stap die het meeste oplevert. De rest blijft voorlopig zoals het is. Laat de mensen die het werk doen er een paar dagen mee werken. Dan weet u wat onhandig is en wat ontbreekt, en pas ik het aan.
Werkt het? Dan komt de volgende stap. Zo geeft u alleen geld uit aan iets waarvan u al weet dat het werkt.
Een koppeltool of maatwerk?
Met tools als Zapier, Make en n8n stelt u zelf koppelingen in, zonder programmeren. Een ingevuld formulier op uw website komt dan vanzelf in een spreadsheet. Voor simpele, vaste stappen werkt dat prima.
Maatwerk ligt meer voor de hand als uw werk eigen regels heeft die daar niet in passen. Of als meerdere mensen met verschillende taken in hetzelfde werk zitten. Of als er zoveel losse koppelingen zijn dat niemand meer weet welke wat doet.
En AI?
AI is handig als er gewone tekst binnenkomt. Een klant mailt een bestelling. Een leverancier stuurt een factuur als pdf. AI leest dat en haalt de gegevens eruit.
Voor de meeste stappen is AI niet nodig. Een vaste regel als "boven dit bedrag geeft de directeur akkoord" is voorspelbaarder en goedkoper. AI is handig, maar gezond verstand blijft verplicht.
Gaat het om geld of afspraken met klanten? Dan wilt u dat een mens meekijkt. In mijn eigen boekhouding laat ik veel automatisch voorbereiden. De betalingen keur ik zelf goed.
Een voorbeeld: bestellingen bij een groothandel
Dit voorbeeld is verzonnen. Een technische groothandel met een klein team op kantoor. Vaste klanten bestellen per mail, soms met een lijstje in de tekst, soms met een foto van een briefje.
Een medewerker leest elke mail, zoekt de artikelnummers op en typt de bestelling over. Is het druk, dan blijven mails liggen en worden regels vergeten.
Een eerste stap is een simpel bestelscherm voor vaste klanten. Ze kiezen uit hun eigen artikelen en de bestelling komt meteen goed binnen. Voor klanten die blijven mailen, kan de computer later de mail lezen en een bestelling klaarzetten. De medewerker controleert alleen nog.
Hoe ik help
Ik kijk eerst hoe het nu loopt. Daarna bouw ik een eerste versie en verbeter die terwijl u ermee werkt. Hoe ik de kosten verdeel, staat in Wat kost een app laten maken?. Meer over wat ik doe en mijn werkwijze.
Wilt u klanten daarna zelf laten zien hoe het met hun bestelling staat? Lees dan Klantportaal laten maken.
Weet u al welke klus als eerste aan de beurt is, of twijfelt u nog? Plan een gratis intake.