Maatwerksoftware of een bedrijfsapp laten maken: wanneer loont het?

U betaalt elke maand voor een pakket dat honderd dingen kan. U gebruikt er vijf.

Het werk waar het om draait, staat ondertussen in een Excel-lijst. Of in het hoofd van die ene collega.

Na een tijdje vindt u dat normaal. Een nieuwe medewerker leert dat hij in het veld "opmerking" het ordernummer zet, omdat er geen ander veld voor is. En dat de factuur van een spoedklus altijd met de hand gaat.

Dan bepaalt het pakket hoe u werkt. Dat hoort andersom.

Ik bouw software, dus helemaal neutraal ben ik niet. Na dertig jaar IT weet ik wel wanneer u beter een pakket koopt. Dat zeg ik dan ook.

Wat is maatwerksoftware?

Software die gebouwd is rond hoe uw bedrijf werkt. Met uw stappen, uw namen voor dingen en uw uitzonderingen.

Bij een pakket past u zich aan. Bij maatwerk past het programma zich aan u aan.

Of u het een bedrijfsapp, een webapp of een portaal noemt, maakt niet uit. Wat ik bouw werkt op uw computer, tablet en telefoon. Installeren hoeft niet.

Loggen ook uw klanten in? Dan heet het meestal een portaal. Daarover gaat Klantportaal laten maken.

Herkent u dit?

U betaalt per gebruiker, ook voor de collega die er 1 keer per week iets in opzoekt.
Wilt u 1 extra functie, dan moet u naar een duurder abonnement.
Een bestelling komt per mail binnen, gaat daarna in Excel en dan nog eens in de boekhouding.
Aanvragen komen via mail, telefoon en WhatsApp. Niemand ziet ze allemaal.
Eén collega weet hoe het zit. Is die op vakantie, dan blijft het werk liggen.
Klanten bellen om iets te vragen wat u ze ook kunt laten zien.

Elke keer dat iets wordt overgetypt, kan er een fout in sluipen. Een verkeerd huisnummer op de werkbon. Een vergeten regel op de factuur.

Wanneer koopt u beter een pakket?

Voor boekhouding, salaris, mail en agenda zijn goede pakketten. Daar maatwerk voor laten maken is zonde van uw geld.

Past een pakket grotendeels bij hoe u werkt? Neem het pakket. Maatwerk wordt pas interessant als u er elke dag omheen werkt.

Vaak is een combinatie het verstandigst. U houdt het pakket voor wat het goed doet. Alleen het stuk dat niet past, laat u maken. Werkbonnen bij installateurs zijn daar een goed voorbeeld van. Zie Digitale werkbon.

Waarom maatwerk duur bekendstaat

De verhalen kloppen vaak. Een klassiek traject begint met maanden praten en een dik document. Dan komt er een accountmanager, een projectleider en een paar bouwers. Ze schrijven allemaal uren.

U ziet maanden niets waar u mee kunt werken. Pas aan het eind blijkt wat anders moet. Dat heet dan meerwerk, en dat staat op een aparte factuur.

Hoe het kleiner kan

Begin met 1 ding dat u nu ergert

U hoeft niet het hele bedrijf om te gooien. Kies het werk dat de meeste tijd kost, of waar het vaakst iets misgaat. Daar bouw ik eerst iets voor.

Binnen 1 tot 2 weken kunt u een eerste versie gebruiken. Dan ziet u zelf of het tijd scheelt.

Goed luisteren en snel iets laten zien

Een voorbeeld van jaren geleden. Ik werkte toen bij een chemisch bedrijf. Een operator vroeg om 1 overzicht van het laden en lossen van schepen. De informatie was er al. Alleen kon niemand op de werkvloer erbij.

Na ongeveer een week stond er een simpel scherm. Welk schip lag waar, wat werd er geladen of gelost, en hoe ver was het. Een dag later had de beveiliging bij de poort hetzelfde scherm open. Zo stuurden ze chauffeurs meteen naar de goede kade. Even later gebruikte Sales het om klanten bij te praten over hun lading.

Bedoeld voor 1 man. Gebruikt door 3 afdelingen.

U belt met degene die het bouwt

Er zit geen accountmanager of projectleider tussen. Heeft u een vraag, dan belt u mij. Dan hoeft niemand iets door te geven.

AI doet het standaardwerk

Ik laat AI het standaardwerk doen, zoals inlogschermen, formulieren en exports naar Excel. Mijn uren gaan naar wat bij uw bedrijf hoort. Daardoor is maatwerk ook voor een klein bedrijf te betalen.

Wat vroeger 6 maanden of langer bouwen was, maak ik nu in hooguit een paar weken.

Wat AI niet doet: snappen hoe uw bedrijf werkt. Of zorgen dat het programma over 5 jaar nog draait. Daar zit mijn ervaring.

Verbeteren terwijl u ermee werkt

Na de eerste versie gaat u ermee aan de slag. Wat onhandig is, pas ik aan. Wat ontbreekt, komt erbij. Een extra veld of een ander overzicht zit gewoon in het contract.

Hoe lang duurt het?

Dat hangt af van wat u wilt. Een formulier met een overzicht is iets anders dan een systeem waar het hele kantoor de hele dag in werkt.

Een eerste versie van 1 stuk werk staat er meestal binnen 1 tot 2 weken. Ziet u na 3 maanden nog niets? Dan was de eerste stap te groot.

De meeste vertraging zit in wachten op antwoorden. Hoe sneller u reageert, hoe sneller het gaat. Een groter systeem bouw ik in stappen. Na elke stap heeft u iets wat u kunt gebruiken.

Waar let u op bij het kiezen van een bouwer?

Of u nu met mij in zee gaat of met een ander, vraag dit:

Wanneer kan ik voor het eerst iets gebruiken?
Praat ik met degene die het bouwt?
Kan ik na elke stap bijsturen of stoppen?
Wat betaal ik per maand na de oplevering, en wat zit daarin?
Van wie zijn mijn gegevens, en wat gebeurt er als ik wil stoppen?

En de kosten?

U krijgt geen grote rekening in 1 keer. Bouwen en beheer spreid ik over een vaste periode, meestal 24 maanden. Daarna is de software van u. Hoe dat precies zit, leest u in Wat kost een app laten maken voor uw bedrijf?.

Hoe begint u?

Pak 1 stuk werk dat u nu tijd of ergernis kost. Schrijf op hoe het echt gaat. Wie doet wat, waar komt de informatie vandaan, en waar gaat het mis? Een lijst met alles wat de software ooit moet kunnen, is niet nodig.

Ik kijk met u mee wat slimmer kan en bouw een eerste versie. Levert het niks op, dan moet u het niet bouwen. Zo simpel kan het zijn.

Wat ik zoal maak, staat bij Wat we doen en Voorbeelden.

Verder lezen

Loopt u ergens tegenaan dat slimmer moet kunnen? Plan een gratis intake en vertel wat er speelt.