Boekingssysteem laten maken: één agenda voor twee activiteiten

Twee agenda's. Twee keer invullen wanneer u kunt. En toch staan er af en toe twee afspraken op hetzelfde uur.

Dat was de situatie bij een ondernemer met twee activiteiten onder één dak. Het hadden ook twee locaties kunnen zijn, of twee manieren van werken. Voor die ondernemer bouwde ik één systeem op maat. De klant noem ik niet. Het gaat om het gedoe, en hoe het nu werkt.

Het dagelijkse gedoe

Elke activiteit had een eigen website, met een eigen boekingsmodule. Op papier werkte dat. In de praktijk was alles dubbel.

De ondernemer hield twee agenda's bij. Beschikbaarheid ging er twee keer in, en elke wijziging moest op twee plekken. Vrije middag? Twee keer blokkeren. Een week vakantie? Ook twee keer.

Vergat de ondernemer er één, dan ging het mis. Een klant boekte via de ene website een tijd die via de andere al weg was. Dan zit u te bellen om een afspraak te verzetten. Niet leuk voor de klant, en voor uzelf ook niet.

Teksten, prijzen en diensten aanpassen ging net zo: alles twee keer. En de boekingsmodule werkte zoals de maker het had bedacht. Wilde de ondernemer iets anders, dan werd het een omweg. Of het kon gewoon niet.

Eén agenda, één keer invullen

Nu is er één agenda voor allebei. De ondernemer geeft één keer aan wanneer er tijd is, en dat geldt meteen voor beide websites. Boekt iemand via de ene website, dan is die tijd op de andere ook bezet. Twee afspraken op hetzelfde uur kan dus niet meer.

Alles regelt de ondernemer in één app. Die werkt op de telefoon en gewoon in de browser op de computer. Tussen twee afspraken door even een uur blokkeren kan dus. Of 's avonds achter de laptop de week plannen.

Beschikbaarheid, diensten en teksten past de ondernemer zelf aan. Daar hoeft niemand mij voor te bellen.

Voor bezoekers blijven het twee aparte websites, elk met een eigen uitstraling en eigen teksten. Achter de schermen is het één systeem.

Wat klanten ermee kunnen:

• Online een afspraak maken. De klant kiest een dienst, hoe lang die duurt en welke week, en ziet meteen welke tijden vrij zijn.
• Een eigen klantaccount, met een eigen overzicht.
• Een klantenkaart waarmee vaste klanten sparen.
• Cadeaubonnen kopen, op beide websites.
• Alles in het Nederlands en het Engels, met 1 klik om te wisselen.

Klanten hoeven dus niet te bellen of te mailen voor een afspraak. Ook niet om 11 uur 's avonds.

Voor de ondernemer zelf doet de app meer dan boeken. Er is een financieel overzicht. Op basis van eerdere boekingen schat hij de bezetting van de komende weken in. Afwijkingen en de kosten van annuleringen staan er ook in.

"Dit scheelt me uren per dag, zeker omdat een deel van de reserveringen via de mail ging. En de app doet zoveel meer. Ik heb financieel overzicht, hij schat op basis van eerdere boekingen de bezetting van de komende weken in, en hij laat afwijkingen en de kosten van annuleringen zien," aldus de eigenaar.

Verhuizen zonder dat Google u kwijtraakt

Een nieuwe website heeft een risico. Google kent de oude pagina's, en mensen hebben ze opgeslagen of vinden ze via Google.

Verdwijnen die pagina's zomaar, dan komen bezoekers op een foutmelding uit. En u zakt weg in de zoekresultaten. Krijgt u de meeste klanten via Google, dan merkt u dat direct in uw agenda.

Daarom liep ik eerst beide oude websites pagina voor pagina door. Voor elke oude pagina legde ik vast waar die op de nieuwe website terechtkomt. Wie een oud adres gebruikt, komt op de goede nieuwe pagina uit.

Klanten hebben van de verhuizing niets gemerkt.

Waarom geen standaard boekingspakket?

Er zijn tientallen boekingspakketten. Heeft u één activiteit en één website, dan is zo'n pakket vaak prima. Hier liep het op een paar punten vast.

Pakketten gaan uit van één bedrijf dat op één manier werkt. Twee activiteiten betekent vaak twee abonnementen, en dan heeft u weer twee agenda's. Of alles loopt in één omgeving door elkaar, en klantgegevens, cadeaubonnen en klantenkaarten staan op twee plekken.

De boekingspagina hoort vaak bij de leverancier, met diens logo en uitstraling. Uw eigen huisstijl krijgt u er maar half in.

En u betaalt voor alles wat het pakket kan, terwijl u er een klein deel van gebruikt. Veel pakketten rekenen per medewerker, per locatie of per boeking. Komt er een tweede activiteit bij, dan betaalt u nog een keer.

Met een eigen systeem is het andersom. Het systeem volgt de ondernemer.

Waarom dit vroeger te duur was

Een paar jaar terug had ik een kleine ondernemer dit afgeraden. Een boekingssysteem op maat voor twee activiteiten, met één agenda, klantaccounts, cadeaubonnen, klantenkaart en twee talen, had normaal vele maanden gekost. Een bedrijf met een handvol mensen verdient dat nooit terug.

Nu laat ik AI het standaardwerk doen, zoals inlogschermen en formulieren. Mijn uren gaan naar wat bij dit bedrijf hoort. Dit systeem was live na 2 tot 3 weken.

Dat ene kleine ding

Elk bedrijf heeft wel iets dat net anders gaat dan bij de buren. Met een pakket heeft u dan pech. Of u neemt een duurder abonnement en hoopt dat het daar wel in zit.

Hier gaat dat anders. Mist er iets kleins dat bij dit bedrijf hoort? Dan bouw ik het erbij, binnen het contract dat er al ligt. Zonder aparte rekening. Hoe ik de kosten verdeel, staat in Wat kost een app laten maken?.

Houdt u ook twee agenda's bij, voor twee activiteiten of twee locaties? Plan een gratis intake. Dan kijk ik met u of een eigen systeem zin heeft, of dat een pakket toch beter past.