Digitale werkbon: een werkbon-app uit een pakket of een eigen app?

Half vijf. De monteurs komen binnen. De een heeft zijn werkbon op het doordrukformulier ingevuld. De ander zette een foto in de groepsapp en weet de rest nog wel uit zijn hoofd.

De volgende ochtend typt iemand op kantoor alles over. Klant opzoeken, uren en materiaal in Excel, later nog eens in de boekhouding. De planning voor morgen hangt op een whiteboard. En de telefoon gaat, want een monteur wil weten waar hij morgen heen moet.

Zo is het gegroeid, en het werkte ook een tijd. Tot er een bon kwijtraakt. Tot de facturen een week te laat de deur uit gaan. Tot de collega die alles verwerkt op vakantie wil.

Wat een digitale werkbon oplevert

De monteur vult de bon in op zijn telefoon, nog bij de klant. Hij kiest de klus, vult uren en materiaal in, maakt een paar foto's en laat de klant tekenen op het scherm.

Op kantoor staat de bon meteen klaar. Compleet en leesbaar. Niemand typt hem over. U factureert de dag na de klus in plaats van een week later.

Plant u de klussen ook digitaal? Dan ziet de monteur op zijn telefoon waar hij morgen heen moet. Het whiteboard kan van de muur.

Begin bij een werkbon-app uit een pakket

Er zijn tientallen werkbon-apps te koop. Voor veel bedrijven is dat ook het goede antwoord. Er zijn pakketten voor installateurs, bouwbedrijven en servicebedrijven, met werkbonnen, uren, foto's, een handtekening en een planbord. U huurt ze per maand, vaak per gebruiker of per module.

Past een pakket bij hoe u werkt? Dan is dat bijna altijd de snelste en goedkoopste weg. Bij het vergelijken helpen deze vragen:

Doet het pakket wat uw belangrijkste werk nodig heeft, zonder dat u er elke dag omheen werkt?
Wilt u uw manier van werken aanpassen aan het pakket?
Wat kost het per monteur per maand, en wat als u er over 2 jaar 5 monteurs bij heeft?
Werkt het samen met uw boekhouding?
Krijgt u uw gegevens er makkelijk weer uit als u wilt overstappen?

Vallen de antwoorden goed uit? Neem het pakket.

Het pakket dat half past

Lastiger wordt het als uw pakket veel kan wat u niet gebruikt, en het stuk dat voor u telt er niet goed in zit.

Misschien werkt u deels op regie en deels op aanneemsom, en houdt het pakket dat niet uit elkaar. Of u heeft eigen keuringen en checklists die op papier blijven, omdat het pakket ze niet kent.

Dan betaalt u elke maand voor een compleet pakket en gaat het belangrijke stuk toch in Excel. Uw monteurs leren ondertussen dat ze in het veld "opmerking" iets heel anders invullen. Het pakket bepaalt hoe u werkt, terwijl u zelf weet hoe het moet.

Wanneer een eigen app logischer is

Een eigen werkbon-app is vooral zinvol als:

u eigen checklists, keuringen of een eigen manier van plannen heeft die geen pakket kent;
u voor het belangrijkste deel van het werk elke dag om een pakket heen werkt;
u 2 of 3 programma's en een paar Excel-bestanden met de hand bijhoudt;
de rekening per gebruiker elk jaar omhoog gaat, voor functies die u half gebruikt.

Reken het wel goed door. Een eigen app is alleen de moeite waard als er iets tegenover staat. Bijvoorbeeld dat het overtypen op kantoor verdwijnt, of dat u een ander pakket kunt opzeggen. Hoe ik de kosten verdeel, leest u in Wat kost een app laten maken?.

De tussenweg: pakket houden, eigen stuk erbij

Vaak is een combinatie het verstandigst. U houdt het pakket voor wat het goed doet, zoals facturen maken. Voor het deel dat niet past, komt er een klein stuk software bij.

Bijvoorbeeld een werkbonscherm met uw eigen checklist. Goedgekeurde bonnen komen vanzelf als conceptfactuur in de boekhouding. Het dubbele werk is weg en u hoeft niet alles te vervangen. Meer daarover in Bedrijfsprocessen automatiseren.

Hoe een eigen werkbon-app eruit kan zien

Dit voorbeeld is verzonnen. Een installatiebedrijf met een stuk of 10 monteurs, dat werkt zoals hierboven. De eerste stap is een simpele werkbon op de telefoon.

De monteur kiest de klant, vult uren en materiaal in en loopt de vaste checklist af. Dan een foto en een handtekening van de klant. Op kantoor staat de bon er direct. Zo'n eerste versie staat er binnen 1 tot 2 weken.

Werkt dat? Dan kan de goedgekeurde bon vanzelf in de boekhouding klaarstaan. Daarna misschien de weekplanning. Na elke stap beslist u of de volgende het waard is.

Monteurs hoeven niets uit een app store te halen. Ze openen het op hun telefoon en zetten een icoontje op hun beginscherm. Moet het ook werken zonder bereik, bijvoorbeeld in een kelder? Zeg dat dan vooraf.

Overstappen zonder dat alles stilvalt

Van papier naar een digitale werkbon voelt als een risico. Zeker als de monteurs geen zin hebben in alweer een nieuw systeem. Met een paar afspraken valt dat mee:

Begin met de werkbon. De planning blijft voorlopig zoals hij is.
Laat eerst 2 of 3 monteurs ermee werken. Liefst 1 die er zin in heeft en 1 die overal wat van vindt.
Neem uw klantenlijst en vaste materialen mee. Wat in Excel staat, kan ik meestal zo inlezen.
Werk eventueel een week dubbel, zodat u kunt controleren of alles klopt.
Stop daarna met de papieren bon. Anders werkt iemand ongemerkt op de oude manier door.

Uw Excel-bestanden zijn een handig begin. Daar zie ik aan hoe u werkt, en dat scheelt bouwtijd.

Vastzitten, bij pakket en bij maatwerk

Veel ondernemers zijn bang om vast te zitten aan 1 leverancier. Dat kan bij allebei. Bij een pakket zit u vast aan de prijzen en keuzes van de leverancier. Bij maatwerk wilt u weten wie het onderhoudt als de bouwer stopt.

Vraag daarom altijd of u uw gegevens eruit kunt halen, en wat er geregeld is als u uit elkaar gaat. Bij mij zijn de gegevens altijd van u. Aan het eind van de looptijd is ook de app van u, met de code erbij.

Hoe ik help

Ik kijk eerst of een pakket genoeg is. Is een eigen app de goede stap? Dan begin ik met wat nu de meeste tijd kost. Hoe dat gaat, staat in Maatwerksoftware of een bedrijfsapp laten maken.

Wilt u dat klanten hun werkbonnen en rapporten zelf kunnen inzien? Dan komt een klantportaal in beeld.

Herkent u dit? Plan een gratis intake en neem gerust een stapel werkbonnen of uw planning mee.