Excel vervangen: wanneer is het tijd voor iets anders?

Excel is handig. Iedereen kan het openen, een kolom erbij is zo gemaakt en een formule kopieert u in een paar seconden naar beneden. Daarom begint bijna elk bedrijf ermee.

Na een paar jaar ziet het er vaak anders uit. Er is een bestand voor de orders, een voor de planning en een voor de voorraad. Eén collega weet hoe de macro's werken. Op de gedeelde schijf staan "orders_def", "orders_def2" en "orders_NIEUW".

In dit artikel leest u wanneer het verstandig is om Excel te vervangen, wat daarvoor in de plaats kan komen en hoe u dat stap voor stap aanpakt.

Herkent u dit?

Neem een groothandel met acht medewerkers. Bestellingen komen binnen per mail en telefoon en gaan in een Excel-lijst. Het magazijn print die lijst elke ochtend uit. Komt er om tien uur nog een spoedorder bij, dan hoort het magazijn dat via een collega die even langsloopt.

Zo'n werkwijze houdt het lang vol. Tot iemand ziek is, een rij per ongeluk overschrijft of twee mensen het bestand tegelijk open hebben.

Signalen dat Excel u meer kost dan het oplevert:

U zoekt regelmatig welke versie de juiste is.
Eén persoon begrijpt het bestand en verder niemand.
Gegevens worden overgetypt van het ene bestand naar het andere.
U kunt niet zien wie wat heeft veranderd.
Medewerkers onderweg kunnen er niet goed bij, zeker niet op hun telefoon.

Heeft u twee of meer van deze punten? Dan loont het om verder te lezen.

Waarom Excel op een gegeven moment knelt

Een spreadsheet is gemaakt om te rekenen. Voor een overzicht van één persoon werkt dat prima. Zodra meerdere mensen met dezelfde gegevens werken, ontbreekt er van alles. Er is geen vaste invoer, zodat de één "Jansen BV" typt en de ander "Jansen B.V.". Er zijn geen rechten, dus iedereen kan alles wijzigen. En er is geen geschiedenis van wie welke regel heeft aangepast.

Daar komt bij dat Excel niet laat zien wat er moet gebeuren. Het bestand weet niet dat een order nog niet is ingepland of dat een offerte al twee weken openstaat. Dat houdt u zelf in de gaten.

Waar vervangt u Excel door?

Er zijn grofweg twee routes.

Een bestaand pakket

Voor boekhouding, voorraad of CRM bestaan goede standaardpakketten. Past uw manier van werken grotendeels bij zo'n pakket, kies het dan. U betaalt per gebruiker en krijgt een product dat al door veel bedrijven wordt gebruikt.

Let wel op wat er overblijft. Veel bedrijven stappen over op een pakket en houden er toch een Excel-lijst naast, omdat een paar stappen er niet in passen.

Een eigen webapplicatie

Een eigen webapp wordt gemaakt rond het werk dat nu in uw spreadsheet zit. De kolommen worden velden met vaste keuzes. De formules worden berekeningen die altijd kloppen. En wat u nu met kleurtjes markeert, wordt een status die iedereen ziet.

U opent de app in de browser, op kantoor of op een telefoon. Iedereen werkt in dezelfde gegevens en u kunt per medewerker bepalen wat hij mag zien of wijzigen.

Dat is vooral interessant als uw Excel-bestand eigenlijk al een stuk software is geworden. Met tabbladen, macro's en afspraken over wie welke kolom invult.

Hoe pakt u het aan?

Begin bij het bestand dat het meeste gedoe geeft

U hoeft niet alle spreadsheets in één keer op te ruimen. Kies het bestand waar het vaakst iets misgaat of dat de meeste tijd kost. Dat is meestal ook het bestand waar meerdere mensen in werken.

Neem het bestand mee als startpunt

Uw spreadsheet laat precies zien welke gegevens u bijhoudt en welke berekeningen u gebruikt. Dat is een goede basis. Wat we erbij bespreken: wie vult wat in, wat gebeurt er daarna, en waar gaat het nu mis?

Bestaande gegevens overzetten

De gegevens uit uw huidige bestand kan ik meestal inlezen. Dan begint u niet met een lege app, maar met uw klanten, artikelen of orders er al in. Vooraf kijken we samen of de gegevens schoon genoeg zijn. Dubbele namen en lege velden los ik liever op voordat ze in de nieuwe app staan.

Exporteren blijft mogelijk

Wilt u toch nog iets in Excel uitrekenen of naar uw accountant sturen? Een export naar Excel of CSV is een standaard onderdeel. U raakt uw gegevens dus niet kwijt aan een gesloten systeem.

Wat kost het?

Een kleine, afgebakende webapp is mogelijk vanaf circa € 150 per maand. Daarin zitten ontwikkeling, hosting, beheer en support. Een eerste bruikbare versie is bij een overzichtelijk proces vaak binnen 1 tot 2 weken klaar. Meer over de opbouw van de kosten leest u in Wat kost een app laten maken voor uw bedrijf?.

Hoe begint u?

Pak het Excel-bestand waar u het meest last van heeft. Noteer wie erin werkt en wat er misgaat. In een vrijblijvende intake kijken we er samen naar en krijgt u een eerste demo met voorbeeldgegevens. Dan ziet u hoe hetzelfde werk eruit kan zien zonder spreadsheet.

Verder lezen

Werkt u met een spreadsheet die eigenlijk te groot is geworden? Plan een vrijblijvende intake en neem het bestand mee.