CRM op maat: een klantsysteem dat werkt zoals u verkoopt

Een CRM houdt bij wie uw klanten zijn, wat u met ze heeft besproken en wat er nog moet gebeuren. In theorie. In de praktijk staat de helft in de mailbox van een verkoper, een deel in een Excel-lijst en de rest in een pakket dat niemand graag opent.

Grote CRM-pakketten kunnen veel. Vaak meer dan u nodig heeft, en precies niet dat ene ding dat bij uw verkoop hoort. In dit artikel leest u wanneer een CRM op maat de betere keuze is en hoe u daar klein mee begint.

Wanneer past een standaard CRM niet?

Neem een installatiebedrijf dat offertes maakt voor warmtepompen. Een offerte gaat niet in één keer. Eerst een opname bij de klant, dan een berekening, dan een subsidiecheck, dan pas de offerte. Daarna volgt de planning van de installatie en een onderhoudscontract.

Een standaard CRM kent leads, deals en fases. Al die tussenstappen moet u erin wringen, met notities en eigen velden. Het onderhoudscontract staat vervolgens in een ander systeem.

Signalen dat uw CRM niet bij u past:

Medewerkers houden ernaast nog een eigen lijst bij.
U betaalt per gebruiker voor functies die niemand gebruikt.
Belangrijke stappen in uw verkoop hebben geen plek in het systeem.
Gegevens worden overgetypt naar planning of facturatie.

Wat is een CRM op maat?

Een CRM op maat is een klantsysteem dat wordt gebouwd rond uw eigen verkoop en klantcontact. Met de stappen die u echt doorloopt en de gegevens die u echt nodig heeft. Niet meer, zodat het overzichtelijk blijft.

U gebruikt het in de browser, op kantoor en onderweg. En omdat het voor uw bedrijf is gemaakt, kan het aansluiten op wat u daarna doet: de planning, de werkbon of de factuur.

Wat zet u erin?

Begin met de basis en voeg pas later dingen toe. Voor de meeste bedrijven is dit genoeg om mee te starten:

klanten en contactpersonen, op één plek;
een tijdlijn per klant met gesprekken, mails en afspraken;
offertes of aanvragen met de status waarin ze staan;
een lijst met acties per medewerker, zodat niets blijft liggen.

Wat er daarna bij kan komen, hangt af van uw bedrijf. Bijvoorbeeld een koppeling met uw boekhouding, automatische herinneringen voor onderhoud of een klantportaal waar klanten zelf hun gegevens zien.

Pakket of op maat?

Werkt u met een vast verkoopproces dat lijkt op dat van veel andere bedrijven? Dan is een bekend CRM-pakket vaak een goede keuze. Er zijn er genoeg, ook voor kleine teams.

Een eigen CRM wordt interessant als uw verkoop uit stappen bestaat die een pakket niet kent, of als het CRM moet doorlopen in de rest van uw werk. Dan bouw ik een tool voor uw eigen proces, in plaats van dat u een duur pakket aanpast tot het half past.

Uw gegevens blijven van u

Bij een CRM op maat spreken we vooraf af waar uw gegevens staan en hoe u ze kunt exporteren. Wilt u ooit overstappen, dan neemt u uw klantenbestand gewoon mee. Bestaande gegevens uit Excel of een ander pakket kan ik bij de start meestal inlezen.

Wat kost het?

Een eerste versie van een eenvoudig CRM is een afgebakende oplossing en is mogelijk vanaf circa € 150 per maand. Daarin zitten ontwikkeling, hosting, beheer en support. Er zijn geen kosten per gebruiker. De eerste bruikbare versie kan vaak binnen 1 tot 2 weken klaar zijn. Zie ook Wat kost een app laten maken voor uw bedrijf?.

Hoe begint u?

Schrijf op hoe een klant bij u binnenkomt en wat er daarna gebeurt, tot de factuur. In een vrijblijvende intake lopen we die stappen samen door en krijgt u een demo met voorbeeldgegevens. Dan ziet u of een eigen CRM bij uw manier van verkopen past.

Verder lezen

Houdt u uw klanten nu bij in drie verschillende plekken? Plan een vrijblijvende intake en vertel hoe uw verkoop loopt.