Uw bedrijf digitaliseren: begin bij één stuk papier

Digitaliseren klinkt als een groot project. Nieuwe systemen, trainingen, een adviseur die maanden meeloopt. Voor een bedrijf met tien of twintig mensen is dat vaak te veel tegelijk, en dus blijft het liggen.

Het kan ook kleiner. Kijk naar het papier dat elke dag door uw bedrijf gaat, en kies er één van uit. In dit artikel leest u hoe u dat aanpakt en welk werk zich er het best voor leent.

Wat bedoel ik met digitaliseren?

Digitaliseren is werk dat nu op papier, in losse bestanden of in iemands hoofd zit, op één plek digitaal vastleggen. Zodat iedereen die het nodig heeft erbij kan, op het moment dat hij het nodig heeft.

Automatiseren is de stap daarna. Als gegevens eenmaal digitaal staan, kan software er dingen mee doen: een factuur maken, een herinnering sturen, een overzicht bijwerken. Daarover gaat Bedrijfsprocessen automatiseren.

Waar zit het papier in uw bedrijf?

Loop eens een dag mee en let op wat er wordt geprint, ingevuld of overgetypt. Bijvoorbeeld:

werkbonnen die monteurs met de hand invullen;
controlelijsten en keuringsformulieren;
een planbord of whiteboard op kantoor;
aanvragen die per telefoon binnenkomen en op een briefje belanden;
urenbriefjes die aan het eind van de week worden ingeleverd.

Neem een schoonmaakbedrijf met twintig medewerkers op verschillende locaties. Elke medewerker vult per object een aftekenlijst in. Die lijsten gaan aan het eind van de maand in een map. Belt een klant met een klacht, dan duurt het een halve dag om de juiste lijst te vinden.

Zet u die aftekenlijst op de telefoon, dan staat hij direct op kantoor. Met datum, tijd en eventueel een foto. De klacht is dan in een paar minuten na te kijken.

Welk stuk pakt u als eerste aan?

Kies het werk waar het meest wordt overgetypt of gezocht. Dat levert meestal snel tijd op en de medewerkers merken het verschil direct.

Een paar vragen die helpen bij de keuze:

Hoe vaak per week wordt dit formulier gebruikt?
Hoeveel mensen hebben de informatie daarna nodig?
Wat gaat er nu mis: kwijt, onleesbaar, te laat of dubbel?

Het formulier dat vaak wordt gebruikt en waar daarna veel mensen op wachten, is een goede eerste kandidaat.

Pakket of eigen app?

Voor veel losse taken bestaan apps. Een urenregistratie, een formulierenapp, een planningspakket. Werken die zoals u werkt, dan is dat een prima begin.

Het wordt lastiger als u voor elke taak een ander pakket neemt. Dan heeft u straks vijf abonnementen, vijf inlogs en nog steeds gegevens die u van het ene naar het andere systeem overtypt.

Een eigen webapp kan uw formulieren, overzichten en stappen op één plek samenbrengen. U begint met één onderdeel en breidt uit als het bevalt. Zo groeit de app mee met hoe uw bedrijf werkt, in plaats van dat u uw werk aanpast aan een pakket.

Neem uw mensen mee

Digitaliseren lukt alleen als de mensen die het formulier invullen er ook mee willen werken. Betrek ze daarom vroeg. Laat de monteur of schoonmaker zelf de eerste versie op zijn telefoon proberen. Hij weet het best welke velden overbodig zijn en wat er mist.

Houd de eerste versie eenvoudig. Een paar velden, een knop om te versturen en een overzicht op kantoor. Wat er later bij moet, merkt u vanzelf.

Wat kost het en hoe lang duurt het?

Een kleine, afgebakende app is mogelijk vanaf circa € 150 per maand, met ontwikkeling, hosting, beheer en support erin. Voor één formulier met een overzicht is een eerste versie vaak binnen 1 tot 2 weken te gebruiken. Grotere stappen plan ik in delen, zodat u tussendoor kunt bijsturen.

Hoe begint u?

Leg het papier dat u het meest ergert op tafel. In een vrijblijvende intake bespreken we hoe het nu gaat en maak ik een eerste demo met voorbeeldgegevens. Zo ziet u snel of de digitale versie bij uw werk past.

Verder lezen

Ligt er bij u ook nog veel op papier? Plan een vrijblijvende intake en laat zien waar het om gaat.